WM PrestaMail – Die E-Mail-Zentrale direkt in PrestaShop 9

Mit WM PrestaMail wird das PrestaShop-Backoffice zur zentralen Anlaufstelle für Kundenanfragen, Bestellungen und den täglichen E-Mail-Verkehr. Das Modul verbindet ein oder mehrere IMAP- und SMTP-Postfächer direkt mit PrestaShop 9 und ermöglicht das Lesen, Schreiben, Beantworten und Organisieren von E-Mails, ohne ständig zwischen Shopverwaltung und externem E-Mail-Programm wechseln zu müssen.

Eingehende Nachrichten werden automatisch abgerufen und können anhand der Absenderadresse sowie erkannter Bestellreferenzen passenden Kunden und Bestellungen zugeordnet werden. Dadurch stehen wichtige Shopinformationen direkt beim Bearbeiten einer Nachricht zur Verfügung.

WM PrestaMail eignet sich besonders für Onlineshops, die Kundenservice, Bestellkommunikation, Reklamationen und interne Zuständigkeiten zentral im PrestaShop-Backoffice verwalten möchten.

E-Mails direkt im PrestaShop-Backoffice verwalten

Das Modul stellt eine übersichtliche Verwaltungsoberfläche für eingehende und ausgehende E-Mails bereit.

Zu den Grundfunktionen gehören:

• E-Mails per IMAP abrufen
• neue E-Mails schreiben
• auf Nachrichten antworten
• E-Mails weiterleiten
• CC- und BCC-Empfänger verwenden
• HTML-E-Mails erstellen
• Signaturen je Postfach hinterlegen
• Dateianhänge versenden und empfangen
• Nachrichten als gelesen oder ungelesen markieren
• E-Mails archivieren, verschieben oder löschen
• mehrere Postfächer zentral verwalten

Der Versand erfolgt über das im jeweiligen Postfach hinterlegte SMTP-Konto. Ausgehende Nachrichten werden zunächst in einer Versandwarteschlange gespeichert und anschließend kontrolliert verarbeitet.

Direkte Verknüpfung mit Kunden und Bestellungen

Der besondere Mehrwert von WM PrestaMail liegt in der Verbindung zwischen E-Mail-Kommunikation und den Daten des PrestaShop-Shops.

Das Modul kann eingehende Nachrichten automatisch einem vorhandenen Kunden zuordnen. Zusätzlich werden Bestellreferenzen im Betreff und Nachrichtentext erkannt.

In der Nachricht können dadurch direkt angezeigt werden:

• Kundenname
• Kunden-ID
• E-Mail-Adresse
• zugeordnete Bestellung
• Bestellreferenz
• Bestellstatus
• Bestellwert
• Zahlungsart
• Versanddienstleister
• Sendungsnummer

Kunden- und Bestellseiten erhalten zudem einen eigenen E-Mail-Bereich. Von dort kann direkt eine neue Nachricht erstellt oder der bisherige E-Mail-Verlauf aufgerufen werden.

Rechnungen und Lieferscheine direkt versenden

Beim Schreiben einer E-Mail aus einer Bestellung heraus können vorhandene PrestaShop-Dokumente direkt übernommen werden.

Unterstützt werden unter anderem:

• Rechnung als PDF
• Lieferschein als PDF
• eigene Dateianhänge
• gespeicherte Entwurfsanhänge

Damit können Kunden wichtige Bestelldokumente direkt aus dem Backoffice heraus zugesendet werden.

Mehrere Postfächer verwalten

WM PrestaMail unterstützt mehrere IMAP- und SMTP-Konten. So können unterschiedliche Unternehmensbereiche getrennt organisiert werden.

Beispiele:

• Kundenservice
• Bestellungen
• Buchhaltung
• Reklamationen
• B2B
• Retouren

Für jedes Postfach lassen sich eigene Einstellungen hinterlegen:

• Bezeichnung
• Absendername
• Absenderadresse
• IMAP-Zugang
• SMTP-Zugang
• Signatur
• Gesendet-Ordner
• Entwurfsordner
• Archivordner
• Papierkorb
• berechtigte Mitarbeiter

Kundenservice und interne Bearbeitung

Jede eingehende Nachricht kann als eigener Bearbeitungsvorgang behandelt werden.

Verfügbare Funktionen:

• Status festlegen
• Priorität vergeben
• Mitarbeiter zuweisen
• interne Notizen hinterlegen
• Tags vergeben
• Wiedervorlage einstellen
• Bearbeitungsverlauf anzeigen
• offene und dringende Vorgänge filtern

Mögliche Bearbeitungsstatus sind beispielsweise:

• Offen
• In Bearbeitung
• Wartet auf Kunde
• Erledigt

Interne Notizen bleiben ausschließlich im Backoffice und werden niemals in Kunden-E-Mails übernommen.

Dashboard, Suche und automatische Regeln

Das integrierte Dashboard bietet einen schnellen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand.

Angezeigt werden unter anderem:

• offene Vorgänge
• dringende Nachrichten
• fällige Wiedervorlagen
• nicht zugewiesene Nachrichten
• eigene Vorgänge
• heute eingegangene E-Mails
• überfällige SLA-Fristen

Die globale Suche durchsucht Betreff, Absender, Nachrichtentext und Tags.

Automatische Regeln können eingehende E-Mails anhand verschiedener Kriterien bearbeiten.

Mögliche Bedingungen:

• bestimmtes Postfach
• Absenderadresse
• Absendername
• Betreff
• Nachrichtentext

Mögliche Aktionen:

• Status setzen
• Priorität festlegen
• Tag ergänzen
• Mitarbeiter zuweisen
• automatische Antwort auslösen

Vorlagen und Platzhalter

Häufig verwendete Antworten können als Vorlagen gespeichert werden. Platzhalter werden beim Erstellen einer Nachricht automatisch durch die passenden Kunden- und Bestelldaten ersetzt.

Unterstützte Platzhalter sind unter anderem:

{customer_firstname}
{customer_lastname}
{customer_email}
{customer_id}

{order_reference}
{order_date}
{order_total}
{order_status}
{payment_method}
{carrier}
{tracking_number}

{shop_name}
{shop_url}
{employee_name}

Dadurch lassen sich professionelle und dennoch personalisierte Antworten besonders schnell erstellen.

Automatische Antworten

WM PrestaMail kann eingehende Nachrichten automatisch beantworten.

Automatische Antworten lassen sich nach Postfach, Absender, Betreff oder Nachrichtentext steuern. Eine Sperrzeit verhindert, dass derselbe Absender innerhalb kurzer Zeit mehrfach dieselbe Antwort erhält.

Typische Systemadressen wie No-Reply-Adressen, Mailer-Daemon und Postmaster werden automatisch ausgeschlossen, um Antwortschleifen zu vermeiden.

Versandwarteschlange und Wiederholungsversuche

Ausgehende Nachrichten werden über eine zentrale Warteschlange verarbeitet.

Mögliche Zustände:

• Wartet
• Wird versendet
• Erneuter Versuch
• Gesendet
• Fehlgeschlagen

Bei einem vorübergehenden SMTP-Fehler kann das Modul den Versand automatisch erneut versuchen. Ein Schutz vor Doppelversand verhindert, dass Nachrichten durch einen Doppelklick oder wiederholten Seitenaufruf mehrfach versendet werden.

IMAP-Synchronisierung und Dublettenschutz

WM PrestaMail verwendet IMAP-UIDs und UIDVALIDITY, um Nachrichten zuverlässig zu synchronisieren.

Dadurch werden:

• bereits importierte Nachrichten erkannt
• Dubletten vermieden
• Änderungen des IMAP-Postfachs berücksichtigt
• mehrere Postfächer getrennt synchronisiert

Ein Cron-Lock verhindert, dass mehrere Abruf- oder Versandprozesse gleichzeitig gestartet werden.

SLA und Eskalationen

Für eingehende Kundenanfragen können Antwortfristen definiert werden.

Das Modul überwacht:

• Frist bis zur ersten Antwort
• überfällige Vorgänge
• Eskalationszeitpunkt
• bereits beantwortete Nachrichten

Überfällige Vorgänge können automatisch als dringend markiert und im Dashboard hervorgehoben werden.

Mitarbeiterrechte

WM PrestaMail bietet granulare Berechtigungen nach Mitarbeiterprofil.

Rechte können unter anderem vergeben werden für:

• Nachrichten lesen
• E-Mails versenden
• Nachrichten verschieben
• Nachrichten löschen
• Postfächer verwalten
• Regeln verwalten
• Vorlagen verwalten
• Versandwarteschlange verarbeiten
• Diagnose anzeigen
• Rechte verwalten

So kann genau festgelegt werden, welche Mitarbeiter welche Funktionen nutzen dürfen.

Sicherheit

Das Modul enthält verschiedene Schutzmechanismen für einen sicheren E-Mail-Betrieb:

• verschlüsselte Speicherung der Zugangsdaten
• geschützte Dateianhänge
• Blockierung gefährlicher Dateiendungen
• Größenlimits für Anhänge
• Bereinigung von HTML-E-Mails
• Blockierung externer Bilder und Trackingelemente
• Schutz vor parallelen Cron-Aufrufen
• Protokollierung wichtiger Aktionen
• Schutz vor automatischen Antwortschleifen
• Schutz vor Doppelversand

Voraussetzungen

• PrestaShop 9
• aktivierte PHP-IMAP-Erweiterung
• erreichbarer IMAP-Server
• erreichbarer SMTP-Server
• SSL- oder TLS-Unterstützung
• regelmäßiger Cronjob für Abruf und Versand empfohlen

Typische Einsatzbereiche

WM PrestaMail eignet sich unter anderem für:

• Kundenservice
• Bestellrückfragen
• Reklamationen
• Retouren
• Rechnungsversand
• B2B-Kommunikation
• Dropshipping-Kommunikation
• interne Zuweisung von Kundenanfragen
• zentrale Verwaltung mehrerer Unternehmenspostfächer