Bestellungen zentral über den Orderhub übertragen

Unternehmen, die mehrere Onlineshops betreiben, stehen häufig vor demselben Problem: Jeder Shop muss einzeln mit der Warenwirtschaft oder dem ERP-System verbunden werden. Werden zusätzlich unterschiedliche Shopsysteme eingesetzt, entstehen schnell mehrere technische Schnittstellen, unterschiedliche Arbeitsabläufe und zusätzliche monatliche Kosten.

Der Orderhub von Wooplex Media bündelt Bestellungen aus mehreren Onlineshops an einer zentralen Stelle. Anschließend werden die aufbereiteten Bestelldaten über nur eine Schnittstelle an WISO MeinBüro übertragen.

So lassen sich mehrere Onlineshops mit WISO MeinBüro verbinden, ohne für jeden einzelnen Shop eine separate kostenpflichtige Shopschnittstelle zu benötigen.

Eine WISO MeinBüro Shopschnittstelle für mehrere Onlineshops

Wer nur einen Onlineshop betreibt, kann diesen meist direkt mit WISO MeinBüro verbinden. Schwieriger wird es, wenn mehrere Shops oder unterschiedliche Shopsysteme gleichzeitig eingesetzt werden.

In diesem Fall benötigt normalerweise jeder Shop eine eigene Verbindung zur Warenwirtschaft.

Das führt zu mehreren Problemen:

• Für jeden Shop wird eine separate Schnittstelle benötigt.
• Jede Shopschnittstelle kann zusätzliche monatliche Kosten verursachen.
• Bestellungen müssen aus mehreren Systemen getrennt abgerufen werden.
• Unterschiedliche Datenformate erschweren die Verarbeitung.
• Externe Bestellungen müssen häufig manuell erfasst werden.
• Neue Shops erhöhen den technischen und finanziellen Aufwand.

Der Orderhub schafft hier eine zentrale Lösung. Alle angebundenen Shops senden ihre Bestellungen zunächst an den gemeinsamen Hub. Nur dieser Orderhub wird anschließend über eine kostenpflichtige Schnittstelle mit WISO MeinBüro verbunden.

Der vereinfachte Ablauf lautet:

Mehrere Onlineshops → Orderhub → eine Schnittstelle → WISO MeinBüro

Die Ausgangslage: Mehrere Shops verursachen mehrere Schnittstellenkosten

Viele Händler betreiben heute nicht nur einen einzigen Onlineshop. Häufig existieren mehrere Shops für unterschiedliche Marken, Länder, Zielgruppen oder Produktbereiche.

Dabei müssen nicht alle Shops auf demselben Shopsystem basieren. Ein Unternehmen kann beispielsweise parallel einen PrestaShop, einen WooCommerce-Shop und einen individuell entwickelten Onlineshop betreiben.

Sollen die Bestellungen aus allen Shops in WISO MeinBüro verarbeitet werden, muss normalerweise für jede Bestellquelle eine passende Anbindung vorhanden sein.

Der bisherige Ablauf

Vor dem Einsatz eines zentralen Orderhubs sieht der Bestellprozess häufig so aus:

1. Bestellungen werden aus Shop 1 abgerufen.
2. Bestellungen werden aus Shop 2 separat abgerufen.
3. Bestellungen werden aus Shop 3 über eine weitere Schnittstelle übertragen.
4. PDF-, CSV- oder E-Mail-Bestellungen werden zusätzlich manuell erfasst.
5. Alle Aufträge werden anschließend einzeln in WISO MeinBüro verarbeitet.

Mit jedem zusätzlichen Shop steigt dadurch der Aufwand.

Neben den monatlichen Kosten für mehrere Shopschnittstellen entstehen auch laufende interne Kosten durch manuelle Arbeit, Kontrolle und Fehlerkorrekturen.

Die Lösung: Bestellungen aus mehreren Shops zentral bündeln

Der Orderhub sammelt Bestellungen aus unterschiedlichen Onlineshops und Bestellquellen in einem zentralen System.

Die benötigten Bestelldaten werden entweder manuell oder automatisiert per Cronjob an den Orderhub übertragen. Dort können sie vereinheitlicht, geprüft und für die anschließende Übergabe an WISO MeinBüro vorbereitet werden.

Statt jeden Onlineshop einzeln mit WISO MeinBüro zu verbinden, wird nur noch eine zentrale Verbindung benötigt.

Der Orderhub übernimmt damit die Rolle eines Vermittlers zwischen den verschiedenen Shopsystemen und der Warenwirtschaft.

Vorher-Nachher-Vergleich: Bestellverarbeitung mit und ohne Orderhub

Vorher: Jeder Shop wird einzeln angebunden

Ohne Orderhub benötigt jeder Onlineshop eine eigene Verbindung zu WISO MeinBüro.

Die Folgen:

• mehrere kostenpflichtige Shopschnittstellen
• monatliche Kosten für jede einzelne Anbindung
• getrennte Bestellabrufe
• unterschiedliche technische Abläufe
• hoher Verwaltungsaufwand
• manuelle Übertragung externer Bestellungen
• steigende Kosten bei jedem neuen Shop
• höhere Fehleranfälligkeit bei der Dateneingabe

Nachher: Alle Bestellungen laufen über einen zentralen Orderhub

Mit dem Orderhub werden die Bestellungen aus allen Shops an einer Stelle zusammengeführt.

Die Vorteile:

• nur noch eine Schnittstelle zu WISO MeinBüro
• geringere laufende Schnittstellenkosten
• zentrale Verwaltung aller Bestellungen
• Unterstützung unterschiedlicher Shopsysteme
• einheitliche Aufbereitung der Bestelldaten
• automatisierte Übertragung per Cronjob
• weniger manuelle Dateneingabe
• einfachere Anbindung weiterer Shops
• reduzierte Fehleranfälligkeit

Schnittstellenkosten reduzieren: Nur eine kostenpflichtige Verbindung notwendig

Einer der wichtigsten Vorteile des Orderhubs ist die mögliche Reduzierung der laufenden Kosten.

Ohne zentrale Lösung benötigt jeder Onlineshop eine eigene kostenpflichtige WISO-MeinBüro-Schnittstelle. Bei mehreren Shops können sich diese monatlichen Gebühren schnell summieren.

Mit dem Orderhub wird nur noch eine kostenpflichtige Schnittstelle benötigt: die Verbindung zwischen dem Orderhub und WISO MeinBüro.

Die einzelnen Shops senden ihre Bestellungen an den Hub. Von dort werden sie gesammelt über die zentrale Schnittstelle an die Warenwirtschaft übergeben.

Das bedeutet:

Nicht mehr eine kostenpflichtige Schnittstelle pro Shop, sondern eine Schnittstelle für alle angebundenen Shops.

Je mehr Shops oder Bestellquellen vorhanden sind, desto größer kann das Einsparpotenzial sein.

Keine zusätzlichen monatlichen Schnittstellenkosten pro Onlineshop

Ein neuer Onlineshop bedeutet bei einer klassischen Direktanbindung meist auch eine neue Schnittstelle und damit zusätzliche monatliche Kosten.

Beim Orderhub ist das anders.

Ein weiterer Shop wird an den zentralen Hub angebunden. Die bestehende Verbindung zwischen Orderhub und WISO MeinBüro kann weiterhin genutzt werden.

Dadurch entstehen nicht automatisch für jeden weiteren Shop neue monatliche Kosten für eine zusätzliche WISO-MeinBüro-Schnittstelle.

Der Orderhub eignet sich daher besonders für Händler, die ihre Shoplandschaft erweitern möchten, ohne die laufenden Schnittstellenkosten im gleichen Umfang zu erhöhen.

Unterschiedliche Shopsysteme zentral verwalten

Der Orderhub ist nicht auf einen einzigen Shoptyp beschränkt.

Bestellungen können aus unterschiedlichen Shopsystemen an den zentralen Hub übertragen werden. Dadurch lassen sich auch heterogene Shoplandschaften einheitlich verarbeiten.

Mögliche Bestellquellen sind beispielsweise:

• PrestaShop
• WooCommerce
• individuell entwickelte Shopsysteme
• ältere oder branchenspezifische Shops
• externe Marktplatz- oder Bestellsysteme
• manuell bereitgestellte Bestelldaten

Die verschiedenen Shops müssen ihre Bestellungen lediglich in einem geeigneten Format an den Orderhub übermitteln.

Dort werden die Daten für die weitere Verarbeitung vereinheitlicht.

Bestellungen automatisch an WISO MeinBüro übertragen

Die Übertragung der Bestellungen an den Orderhub kann automatisiert per Cronjob erfolgen.

Ein Cronjob ruft die vorhandenen Bestellungen in festgelegten Zeitabständen ab oder übermittelt neue Bestelldaten automatisch an den Hub.

Mögliche Intervalle sind beispielsweise:

• alle paar Minuten
• einmal pro Stunde
• mehrmals täglich
• einmal täglich

Dadurch müssen Mitarbeiter die Bestellungen nicht mehr aus jedem Shop einzeln abrufen.

Neue Aufträge werden automatisch gesammelt und stehen anschließend für die Übertragung an WISO MeinBüro bereit.

Alternativ kann der Bestellimport auch manuell gestartet werden. Unternehmen können den Prozess somit an die eigenen Arbeitsabläufe anpassen.

PDF-Bestellungen automatisch oder teilautomatisiert importieren

Nicht alle Bestellungen gehen direkt über einen Onlineshop ein.

Viele Unternehmen erhalten Aufträge zusätzlich als PDF-Datei, per E-Mail oder als eingescanntes Bestellformular.

Ohne passende Importlösung müssen diese Bestellungen häufig vollständig von Hand in WISO MeinBüro eingegeben werden.

Das kostet Zeit und erhöht die Gefahr von Übertragungsfehlern.

Der Orderhub bietet Importmöglichkeiten, mit denen sich PDF-Bestellungen vor der Übergabe an WISO MeinBüro aufbereiten lassen.

Abhängig von Aufbau und Qualität der PDF-Datei können beispielsweise folgende Informationen übernommen werden:

• Kundendaten
• Rechnungsadresse
• Lieferadresse
• Artikelnummern
• Produktbezeichnungen
• Bestellmengen
• Einzelpreise
• Bestellnummern
• Versandinformationen

Die vorhandenen Daten werden in eine strukturierte Bestellung überführt, ohne dass sämtliche Angaben manuell in ein Bestellformular eingetragen werden müssen.

CSV-Bestellungen für WISO MeinBüro aufbereiten

CSV-Dateien werden häufig für den Austausch von Bestelldaten verwendet. Allerdings können Aufbau, Spaltenbezeichnungen und Datenformate je nach Lieferant oder Bestellsystem stark variieren.

Der Orderhub kann CSV-Bestellungen zunächst einlesen und in das benötigte Zielformat umwandeln.

Dabei lassen sich beispielsweise unterschiedliche Spalten den passenden Bestellfeldern zuordnen.

Aus Feldern wie:

• customer_name
• billing_address
• product_number
• quantity
• unit_price

werden die strukturierten Angaben für die spätere Verarbeitung in WISO MeinBüro.

Dadurch können auch Bestellungen aus externen Systemen verarbeitet werden, die nicht über eine direkte Shopschnittstelle verfügen.

Textbestellungen und E-Mail-Bestellungen übernehmen

Manche Kunden oder Geschäftspartner senden ihre Bestellungen als einfachen Text innerhalb einer E-Mail.

Diese Bestellungen enthalten zwar alle wichtigen Informationen, liegen aber nicht in einem strukturierten Datenformat vor.

Der Orderhub bietet die Möglichkeit, solche Textbestellungen vorab aufzubereiten und in das benötigte Bestellformat zu überführen.

Statt Kundendaten, Artikelnummern, Mengen und Adressen einzeln zu kopieren, können die vorhandenen Informationen gesammelt verarbeitet werden.

Damit eignet sich der Orderhub auch für Unternehmen, die neben ihren Onlineshops regelmäßig Bestellungen per E-Mail, PDF oder Datei erhalten.

Weniger manuelle Dateneingabe in WISO MeinBüro

Die manuelle Erfassung von Bestellungen gehört zu den zeitaufwendigsten Aufgaben in der Auftragsbearbeitung.

Bei jeder Bestellung müssen mehrere Angaben kontrolliert und übertragen werden:

• Kundenname
• Firmenname
• Rechnungsanschrift
• Lieferanschrift
• Artikelnummer
• Artikelbezeichnung
• Bestellmenge
• Preis
• Versandart
• Zahlungsart

Bei vielen Bestellungen summiert sich dieser Aufwand schnell.

Durch die zentrale Aufbereitung im Orderhub werden wiederkehrende Eingaben reduziert. Die Bestellungen stehen bereits strukturiert für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.

Mitarbeiter müssen die Daten nicht mehr vollständig neu erfassen, sondern können sich stärker auf die Kontrolle und Bearbeitung von Sonderfällen konzentrieren.

Fehler bei der Bestellübertragung vermeiden

Manuelle Datenübertragungen sind fehleranfällig.

Typische Fehler sind:

• Zahlendreher in Artikelnummern
• falsche Mengen
• unvollständige Adressen
• vertauschte Rechnungs- und Lieferanschriften
• fehlerhafte Preise
• fehlende Bestellpositionen
• doppelt erfasste Aufträge

Der Orderhub reduziert die Anzahl der manuellen Arbeitsschritte und damit auch die Wahrscheinlichkeit solcher Übertragungsfehler.

Die Bestelldaten werden aus der ursprünglichen Quelle übernommen, vereinheitlicht und anschließend zentral weitergegeben.

Neue Onlineshops einfacher anbinden

Ein weiterer Vorteil des Orderhubs ist die Skalierbarkeit.

Wird ein zusätzlicher Onlineshop eröffnet, muss nicht zwangsläufig eine weitere direkte WISO-MeinBüro-Schnittstelle eingerichtet werden.

Stattdessen wird der neue Shop an den bestehenden Orderhub angebunden.

Die zentrale Verbindung zu WISO MeinBüro bleibt bestehen.

Dadurch lassen sich zusätzliche Shops, Marken oder Verkaufsbereiche einfacher in den vorhandenen Bestellprozess integrieren.

Für wen eignet sich der Orderhub?

Der Orderhub eignet sich für Unternehmen, die mehrere Bestellquellen zentral verarbeiten möchten.

Besonders sinnvoll ist die Lösung für Händler und Unternehmen, die:

• mehrere Onlineshops betreiben
• unterschiedliche Shopsysteme verwenden
• PrestaShop und weitere Shopsysteme parallel einsetzen
• WISO MeinBüro für die Auftragsbearbeitung nutzen
• monatliche Schnittstellenkosten reduzieren möchten
• Bestellungen automatisch importieren wollen
• PDF-Bestellungen verarbeiten müssen
• CSV-Bestellungen erhalten
• E-Mail- oder Textbestellungen übernehmen möchten
• manuelle Dateneingaben reduzieren wollen
• weitere Shops flexibel anbinden möchten

Der Orderhub als Workaround für mehrere Shopschnittstellen

Der Orderhub ersetzt weder die bestehenden Shops noch WISO MeinBüro.

Er bildet eine zentrale Zwischenschicht zwischen den unterschiedlichen Bestellquellen und der Warenwirtschaft.

Dadurch können vorhandene Systeme weiter genutzt werden.

Unternehmen müssen ihre Shoplandschaft nicht vollständig umbauen oder auf ein einheitliches Shopsystem umstellen. Stattdessen werden die Bestellungen aus den verschiedenen Quellen zusammengeführt und für die zentrale Weiterverarbeitung vorbereitet.

Der Orderhub ist damit ein praktischer Workaround für Unternehmen, die mehrere Shops mit WISO MeinBüro verbinden möchten, ohne für jeden Shop eine eigene kostenpflichtige Schnittstelle einzusetzen.

Vorteile des Orderhubs im Überblick

Mit dem Orderhub können Unternehmen ihre Bestellverarbeitung vereinfachen und laufende Kosten reduzieren.

Die wichtigsten Vorteile sind:

• mehrere Onlineshops zentral verwalten
• unterschiedliche Shopsysteme zusammenführen
• nur eine Schnittstelle zu WISO MeinBüro
• weniger monatliche Schnittstellenkosten
• Bestellungen automatisch per Cronjob übertragen
• PDF-Bestellungen importieren
• CSV-Bestellungen aufbereiten
• Text- und E-Mail-Bestellungen verarbeiten
• weniger manuelle Dateneingabe
• geringere Fehleranfälligkeit
• neue Shops einfacher anbinden
• bestehende Shopsysteme weiterverwenden

Fazit: Mehrere Shops mit nur einer WISO-MeinBüro-Schnittstelle verbinden

Mehrere Onlineshops müssen nicht automatisch mehrere kostenpflichtige Schnittstellen bedeuten.

Der Orderhub von Wooplex Media führt Bestellungen aus unterschiedlichen Shopsystemen und externen Bestellquellen zentral zusammen. Die Daten werden vereinheitlicht und anschließend über eine einzige Schnittstelle an WISO MeinBüro übertragen.

Dadurch lassen sich Bestellprozesse automatisieren, manuelle Eingaben reduzieren und monatliche Schnittstellenkosten einsparen.

Unternehmen erhalten eine zentrale Lösung für Onlineshop-Bestellungen, PDF-Aufträge, CSV-Dateien und Textbestellungen – unabhängig davon, aus welchem System die Bestelldaten ursprünglich stammen.

Wer mehrere Onlineshops mit WISO MeinBüro verbinden und dabei den technischen sowie finanziellen Aufwand reduzieren möchte, erhält mit dem Orderhub eine flexible und erweiterbare Lösung.