Viele Unternehmen nutzen PrestaShop nicht nur als klassischen Onlineshop, sondern zunehmend auch als zentrale Schnittstelle zu ihren Kunden.

Kunden bestellen im Shop, verwalten ihre Adressen, sehen ihre bisherigen Bestellungen und können persönliche Daten bearbeiten. Was häufig fehlt, ist ein geschützter Bereich für individuelle Rechnungen, Verträge, Gutschriften oder andere Dokumente.

Genau hier setzt WM Customer Documents an.

Warum ein eigener Dokumentenbereich sinnvoll ist

Rechnungen und Kundenunterlagen werden in vielen Unternehmen nicht direkt über PrestaShop erstellt.

Stattdessen kommen externe Programme zum Einsatz, beispielsweise:

• Warenwirtschaftssysteme
• Buchhaltungsprogramme
• ERP-Systeme
• branchenspezifische Abrechnungslösungen
• interne Verwaltungsprogramme

Die fertigen Dokumente werden anschließend häufig per E-Mail an den Kunden verschickt.

Das funktioniert grundsätzlich, bringt aber einige Nachteile mit sich. E-Mails können übersehen werden, Dateianhänge werden gelöscht oder landen im Spam-Ordner. Möchte der Kunde eine ältere Rechnung erneut abrufen, muss er den Händler kontaktieren.

Ein geschützter Dokumentenbereich im Kundenkonto löst dieses Problem.

Dokumente unabhängig von Bestellungen bereitstellen

WM Customer Documents arbeitet vollständig unabhängig von der PrestaShop-Bestell- und Rechnungsfunktion.

Ein Dokument muss keiner Bestellung zugeordnet werden. Es wird ausschließlich mit dem gewünschten Kundenkonto verbunden.

Dadurch können auch Unterlagen bereitgestellt werden, die außerhalb des Shops entstanden sind.

Dazu gehören beispielsweise:

• Rechnungen aus einer externen Buchhaltung
• Gutschriften
• Verträge
• Lieferscheine
• Zertifikate
• Prüfberichte
• Bescheinigungen
• Anleitungen
• individuelle Kundeninformationen

Diese flexible Struktur macht das Modul auch für Unternehmen interessant, die PrestaShop als Kundenportal oder Ergänzung zu einer bestehenden Warenwirtschaft einsetzen.

Der Bereich „Meine Dokumente“

Nach der Installation erhält das Kundenkonto einen zusätzlichen Bereich mit der Bezeichnung „Meine Dokumente“.

Dort werden ausschließlich die Dateien angezeigt, die dem angemeldeten Kunden zugeordnet und zur Anzeige freigegeben wurden.

Der Kunde kann seine Dokumente direkt herunterladen, ohne den Händler erneut kontaktieren zu müssen.

Bei vielen Dateien werden die Unterlagen nach Jahr und Dokumenttyp strukturiert. So können beispielsweise alle Rechnungen aus 2026 oder alle Verträge eines bestimmten Jahres schnell gefunden werden.

Sicherheit steht im Mittelpunkt

Die Dateien werden nicht einfach über eine öffentlich erreichbare URL verlinkt.

Bei jedem Download prüft das Modul, ob:

• der Kunde angemeldet ist
• das Dokument dem Kundenkonto gehört
• das Dokument freigegeben wurde
• es nicht archiviert ist
• ein mögliches Ablaufdatum noch nicht erreicht wurde

Erst nach erfolgreicher Prüfung wird die Datei ausgeliefert.

Der interne Dateiname auf dem Server bleibt zufällig und geschützt. Beim Download sieht der Kunde dennoch den ursprünglichen und verständlichen Dateinamen.

Dokumente bequem verwalten

Im Backend können Mitarbeiter neue Dokumente hochladen und einem Kunden zuordnen.

Neben Einzeluploads unterstützt das Modul auch den Mehrfachupload. Damit lassen sich mehrere Dateien in einem Arbeitsschritt bereitstellen.

Für jedes Dokument können zusätzliche Angaben gepflegt werden:

• Titel
• Dokumenttyp
• Beschreibung
• Dokumentjahr
• Ablaufdatum
• Sichtbarkeit
• Archivstatus

Bereits hochgeladene Dateien lassen sich bearbeiten oder durch eine aktualisierte Version ersetzen.

Kunden automatisch benachrichtigen

Nach dem Upload kann der Kunde automatisch per E-Mail informiert werden.

Aus Sicherheitsgründen enthält die Nachricht keinen frei zugänglichen Downloadlink. Der Kunde wird stattdessen auf seinen geschützten Dokumentenbereich verwiesen.

Bei mehreren hochgeladenen Dateien kann das Modul eine gemeinsame Sammelbenachrichtigung versenden. Dadurch wird verhindert, dass der Kunde innerhalb kurzer Zeit mehrere einzelne E-Mails erhält.

Im Backend ist zusätzlich sichtbar, wann und wie oft eine Benachrichtigung versendet wurde.

Alte Dokumente archivieren

Nicht jedes Dokument soll dauerhaft im Kundenkonto sichtbar bleiben.

Statt Dateien sofort zu löschen, können sie archiviert werden. Archivierte Dokumente verschwinden aus der Kundenansicht, bleiben jedoch im Backend erhalten.

Auch vorhandene Downloadprotokolle bleiben bestehen.

Bei Bedarf kann ein archiviertes Dokument jederzeit wieder freigegeben werden.

Downloads nachvollziehen

WM Customer Documents führt ein übersichtliches Downloadprotokoll.

Darin wird gespeichert:

• welcher Kunde ein Dokument heruntergeladen hat
• welches Dokument abgerufen wurde
• wann der Download stattgefunden hat

Auf unnötige Trackingdaten wie IP-Adressen oder Browser-Fingerprints wird verzichtet.

So erhält der Shopbetreiber einen nachvollziehbaren Überblick, ohne mehr personenbezogene Daten als notwendig zu speichern.

Mehr Komfort für Kunden und Mitarbeiter

Ein zentraler Dokumentenbereich reduziert Rückfragen und spart Zeit.

Kunden müssen ältere Rechnungen oder Verträge nicht mehr per E-Mail anfordern. Mitarbeiter müssen die Dateien nicht erneut heraussuchen und versenden.

Gleichzeitig bleibt die Bereitstellung kontrollierbar, sicher und übersichtlich.

Fazit

Mit WM Customer Documents wird PrestaShop um einen geschützten, kundenbezogenen Dokumentenbereich erweitert.

Das Modul eignet sich besonders für Unternehmen, die Rechnungen oder andere Unterlagen außerhalb von PrestaShop erstellen und ihren Kunden dennoch zentral über das Kundenkonto bereitstellen möchten.

Durch Mehrfachupload, Benachrichtigungen, Archivierung, Jahresstruktur und Downloadprotokoll entsteht eine praktische Dokumentenverwaltung, die sich flexibel in bestehende Abläufe integrieren lässt.