Wer einen Onlineshop betreibt, kennt den täglichen Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen: Bestellungen werden in PrestaShop geprüft, Kundeninformationen im Backoffice gesucht und die eigentliche Kommunikation findet anschließend in Outlook, Webmail oder einem anderen E-Mail-Programm statt.

Gerade bei einem wachsenden Shop führt dieser Wechsel schnell zu zusätzlichem Aufwand. E-Mails müssen manuell Kunden und Bestellungen zugeordnet werden. Mehrere Mitarbeiter bearbeiten dieselben Postfächer und es ist nicht immer klar, wer bereits geantwortet hat oder welche Anfrage noch offen ist.

Mit WM PrestaMail wird die E-Mail-Kommunikation direkt in das PrestaShop-9-Backoffice integriert.

E-Mails lesen und schreiben, ohne PrestaShop zu verlassen

WM PrestaMail verbindet ein bestehendes E-Mail-Postfach über IMAP und SMTP mit PrestaShop.

Eingehende E-Mails werden regelmäßig abgerufen und im Backoffice angezeigt. Neue Nachrichten können direkt aus PrestaShop heraus geschrieben, beantwortet oder weitergeleitet werden.

Dabei unterstützt das Modul unter anderem:

• mehrere Empfänger
• CC und BCC
• HTML-Nachrichten
• Signaturen
• Dateianhänge
• Entwürfe
• mehrere Postfächer

Der Shopbetreiber bleibt unabhängig vom jeweiligen E-Mail-Anbieter. Voraussetzung ist lediglich ein Postfach mit IMAP- und SMTP-Zugang.

Kunden und Bestellungen automatisch erkennen

Der größte Vorteil gegenüber einem normalen Webmail-Programm ist die direkte Verbindung mit den PrestaShop-Daten.

Schreibt ein bestehender Kunde eine E-Mail, kann WM PrestaMail dessen Absenderadresse mit den vorhandenen Kundenkonten vergleichen. Enthält der Betreff oder Nachrichtentext eine Bestellreferenz, kann auch die passende Bestellung automatisch zugeordnet werden.

Der Mitarbeiter sieht dadurch direkt, wer geschrieben hat und auf welche Bestellung sich die Anfrage bezieht.

Wichtige Angaben wie Bestellstatus, Zahlungsart, Versanddienstleister oder Sendungsnummer stehen unmittelbar zur Verfügung. Das zeitaufwendige Suchen nach Kundendaten wird deutlich reduziert.

E-Mail-Verlauf direkt beim Kunden und in der Bestellung

WM PrestaMail ergänzt die Kunden- und Bestellansichten im PrestaShop-Backoffice.

Dort können die zuletzt zugeordneten Nachrichten angezeigt werden. Außerdem lässt sich direkt aus einer Kunden- oder Bestellansicht eine neue E-Mail erstellen.

Empfänger und Bestellreferenz werden automatisch vorbelegt. Dadurch eignet sich die Funktion beispielsweise für:

• Rückfragen zu Bestellungen
• Zahlungsinformationen
• Versandinformationen
• Reklamationen
• Rechnungsversand
• Retourenabwicklung

Rechnung und Lieferschein direkt anhängen

Beim Schreiben einer E-Mail zu einer Bestellung können vorhandene PrestaShop-Dokumente direkt als PDF angehängt werden.

Dazu gehören insbesondere Rechnungen und Lieferscheine.

Der Mitarbeiter muss das Dokument nicht zuerst herunterladen, lokal speichern und anschließend wieder an eine E-Mail anhängen. Der komplette Vorgang bleibt innerhalb des PrestaShop-Backoffice.

Aus einem Postfach wird ein Kundenservice-System

WM PrestaMail beschränkt sich nicht auf den Abruf und Versand von Nachrichten.

Jede E-Mail kann als Bearbeitungsvorgang verwaltet werden. Dazu stehen Status, Prioritäten, Mitarbeiterzuweisungen, interne Notizen, Tags und Wiedervorlagen zur Verfügung.

So lässt sich beispielsweise erkennen:

• welche Anfragen noch offen sind
• welcher Mitarbeiter verantwortlich ist
• welche Vorgänge dringend sind
• bei welchen Nachrichten eine Rückmeldung des Kunden fehlt
• welche Anfragen zu einem späteren Zeitpunkt erneut geprüft werden müssen

Interne Notizen bleiben selbstverständlich intern und werden nicht in Antworten an den Kunden übernommen.

Vorlagen sparen Zeit bei wiederkehrenden Antworten

Viele Kundenanfragen ähneln sich. Häufig geht es um Versandstatus, Rechnungen, Zahlungsfragen, Retouren oder Reklamationen.

WM PrestaMail ermöglicht deshalb das Speichern von Antwortvorlagen. Diese können mit Platzhaltern für Kunden- und Bestelldaten versehen werden.

Beim Einfügen einer Vorlage werden beispielsweise Kundenname, Bestellreferenz, Bestellstatus oder Sendungsnummer automatisch ergänzt.

Dadurch können Mitarbeiter schnell antworten, ohne vollständig unpersönliche Standardtexte zu versenden.

Automatische Antworten und intelligente Regeln

Für bestimmte Nachrichten können automatische Regeln angelegt werden.

Das Modul kann beispielsweise auf bestimmte Begriffe im Betreff, einen bestimmten Absender oder den Inhalt der Nachricht reagieren.

Je nach Regel kann WM PrestaMail:

• einen Status setzen
• die Priorität ändern
• einen Tag hinzufügen
• einen Mitarbeiter zuweisen
• eine automatische Antwort vorbereiten und versenden

Schutzmechanismen verhindern, dass automatische Antworten an typische Systemadressen versendet werden oder sich zwei automatische Systeme gegenseitig endlos antworten.

Mehrere Postfächer für verschiedene Bereiche

Viele Unternehmen verwenden mehrere E-Mail-Adressen, beispielsweise für Kundenservice, Bestellungen, Buchhaltung oder B2B-Anfragen.

WM PrestaMail kann mehrere Postfächer in einer gemeinsamen Oberfläche verwalten. Für jedes Konto lassen sich eigene Zugangsdaten, Absender, Signaturen und Systemordner konfigurieren.

Zusätzlich können Mitarbeiterrechte je Postfach eingeschränkt werden.

So sieht beispielsweise ein Mitarbeiter aus dem Kundenservice nur die dafür vorgesehenen Konten, während die Buchhaltung Zugriff auf ein eigenes Postfach erhält.

Zuverlässiger Versand über eine Warteschlange

Ausgehende E-Mails werden nicht unkontrolliert direkt beim Klick auf „Senden“ übertragen.

Stattdessen legt WM PrestaMail einen Versandauftrag in einer Warteschlange an. Ein Cronjob verarbeitet die wartenden Nachrichten anschließend kontrolliert.

Dieses Verfahren bietet mehrere Vorteile:

• Schutz vor Doppelversand
• erneute Versuche bei vorübergehenden SMTP-Problemen
• nachvollziehbarer Versandstatus
• Verarbeitung automatischer Antworten
• stabiler Versand größerer Anhänge

Der Status jeder Nachricht bleibt im Backoffice sichtbar.

Antwortfristen und SLA-Überwachung

Für einen professionellen Kundenservice ist nicht nur die Antwort selbst wichtig, sondern auch die Reaktionszeit.

WM PrestaMail kann Antwortfristen für neue Anfragen berechnen. Überfällige Nachrichten werden hervorgehoben und können automatisch als dringend markiert werden.

Das Dashboard zeigt dadurch auf einen Blick, welche Kundenanfragen besondere Aufmerksamkeit benötigen.

Zentrale Kommunikation ohne externes Ticketsystem

WM PrestaMail richtet sich an Shopbetreiber, die ihren Kundenservice enger mit PrestaShop verbinden möchten, ohne sofort ein separates und häufig komplexes Ticketsystem einzuführen.

Das Modul vereint:

• E-Mail-Postfach
• Kundeninformationen
• Bestelldaten
• Dokumentenversand
• Mitarbeiterzuweisung
• Vorlagen
• Automatisierung
• Antwortzeitüberwachung

Damit wird das PrestaShop-Backoffice zu einer echten Kommunikationszentrale für den täglichen Shopbetrieb.